檔案的建立和管理

　　檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分，科學(xué)、規(guī)范的檔案管理能有效的為各項(xiàng)管理工作提供指引和服務(wù)。根據(jù)懷化香港銅鑼灣廣場(chǎng)物業(yè)特點(diǎn)，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理方法和電腦數(shù)據(jù)庫(kù)管理新方法、新手段，對(duì)小區(qū)檔案資料實(shí)行“科學(xué)化、系統(tǒng)化、電腦化、有序化和集中化”的管理。
　　所有物業(yè)員工都必須遵守《物業(yè)檔案資料的建立與管理》對(duì)物業(yè)檔案資料實(shí)行有效的管理。
　　檔案資料建立、管理流程圖如下：

　?。ㄒ唬n案資料的建立
　　1、檔案的建立與收集
　　(1)設(shè)立檔案資料管理室，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)所有檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。
　　(2)堅(jiān)持來(lái)源廣、內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容，在物業(yè)管理的實(shí)際工作中從需要出發(fā)，擴(kuò)大信息資料的來(lái)源渠道。
　　(3)辦理好物業(yè)整體接管移交時(shí)各類原始檔案資料的移交和收集。
　　(4)后期管理中，加強(qiáng)質(zhì)量記錄，做好后續(xù)資料的建檔和收集。從建筑物本體修繕到到一花一木的養(yǎng)護(hù)都有詳盡的檔案資料收集。
　　（二）檔案資料的整理與分類
　　整理的重點(diǎn)是去偽存真，根據(jù)檔案的來(lái)源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行集中管理和科學(xué)分類，做到條理清晰、分類合理，便于使用、查找、檢索。
　　1、檔案資料的整理
　　(1)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，由各職能部門(mén)按其業(yè)務(wù)范圍，指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理和移交，在積累過(guò)程中要做好原始文件的登記工作；
　　(2)各職能部門(mén)應(yīng)將文件材料的形成、積累、歸檔工作納入工作計(jì)劃和管理標(biāo)準(zhǔn)，列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，并作為考核的依據(jù)；
　　(3)應(yīng)該充分利用原有資料作為整理的基礎(chǔ)；
　　(4)檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；
　　(5)檔案的整理必須便于保管和利用；
　　(6)收集后的所有信息，統(tǒng)一由懷化香港銅鑼灣廣場(chǎng)檔案管理員集中整理。
　　2、檔案資料的分類
　　凡牽涉到具體工程項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)、批復(fù)、有關(guān)證照及合同、協(xié)議等均歸入所屬基礎(chǔ)資料檔案，但有關(guān)公司、分部的此類文件歸入文書(shū)檔案、合同檔案。
　　(1)移交資料
　　(2)日常物業(yè)管理檔案資料
　　1、檔案資料的歸檔管理
　　(1)文件（包括印制品和音像制品等）材料的歸檔范圍：
　　凡是反映公司活動(dòng)和基本歷史面貌，具有查考利用價(jià)值的文件材料均應(yīng)歸檔，不能有各部門(mén)保管，應(yīng)直接交存檔案室。
　?、傥募n案的歸檔范圍，包括各部、室及公務(wù)活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書(shū)信、日記、會(huì)議材料、圖像、錄像等內(nèi)容；
　?、跈n案的歸檔范圍：兼職客服管理員、技術(shù)員在工作中形成的圖紙、說(shuō)明書(shū)等內(nèi)容；
　?、蹖ｍ?xiàng)檔案的歸檔范圍，包括各部、室在專門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案，如：會(huì)議檔案、聲像檔案、質(zhì)檢檔案、審計(jì)檔案等；
　　④財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部門(mén)歸檔管理。
　　(2)歸檔要求：
　?、贇w檔的文件必須是原件、正本，符合文件格式；
　?、跉w檔的文件必須簽字、審批手續(xù)完備，自己清楚，圖面整潔；
　　③歸檔的文件材料要完整齊全、裝訂整齊、并經(jīng)適當(dāng)?shù)恼恚?br/>　?、苁莻髡婕膽?yīng)復(fù)印后以復(fù)印件歸檔；
　?、輾w檔的文件材料紙張及文件格式必須符合國(guó)家要求，必須字跡清楚工整，要用耐久的自己材料書(shū)寫(xiě)，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙等書(shū)寫(xiě)材料；
　?、廾款惤ㄔO(shè)工程竣工必須有兼職檔案兼職客服管理員參加，對(duì)其文件材料（含有關(guān)圖紙等）完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收；
　?、弑３謿w檔文件材料之間的歷史聯(lián)系，并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號(hào)；
　?、鄼n案題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并區(qū)分保管期限；
　　⑨文件材料的歸檔必須辦理移交手續(xù)；
　?、饴曄駲n案歸檔要求如下：
　　a.歸檔的聲像材料必須是原件、原版，各部門(mén)或個(gè)人不得私留聲像檔案；
　　b.歸檔的聲像材料必須聲像清晰、完整、準(zhǔn)確；
　　c.歸檔的聲像材料不得有水漬、油漬、劃傷、灰塵、霉菌等有害物；
　　d.歸檔的照片底片，必須詳細(xì)說(shuō)明發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、時(shí)間內(nèi)容；
　　e.歸檔的錄音帶、錄像帶必須注明每盤(pán)帶內(nèi)錄入的內(nèi)容；
　　f.歸檔的磁盤(pán)必須在每個(gè)軟盤(pán)上標(biāo)明軟件名稱、開(kāi)發(fā)時(shí)間、版本或標(biāo)明備份數(shù)據(jù)名稱及備份時(shí)間。
　　(3)歸檔時(shí)間：
　?、傥臅?shū)檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔；
　?、诮ㄔO(shè)項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)歸檔；
　　③各項(xiàng)管理工作形成的文件材料，在當(dāng)年上半年內(nèi)，要將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料交各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人審定后，由檔案部門(mén)歸檔。
　　(4)歸檔份數(shù)：
　　①各類文件材料一般歸檔一式一份；
　?、谥匾暮褪褂妙l繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。
　　(5)不歸檔文件材料的范圍：
　?、僦胤莺蜔o(wú)參考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；
　?、谏霞?jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非物業(yè)中心工作人員的文件、供參閱的文件材料；
　?、凵霞?jí)單位發(fā)來(lái)供參考的抄件和征求意見(jiàn)未定稿的文件；
　?、芪唇?jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿、一般性文件的歷次修改稿（重要法規(guī)性文件、定稿除外）、影印文件的多次校對(duì)稿（主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；
　?、輳恼轿募?、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料；
　?、迏⒓臃侵鞴軉挝徽匍_(kāi)的會(huì)議不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文件材料；
　?、叻潜締挝怀偷牟恍枰k理的文件材料；
　?、嘞录?jí)單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、不應(yīng)抄報(bào)和不必備案的文件材料。
　　(6)經(jīng)理要經(jīng)常對(duì)物業(yè)中心的文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
　　2、檔案資料的保管
　　(1)所有檔案資料均由物業(yè)中心檔案室保管，同時(shí)建立電子檔案庫(kù)；實(shí)行原始檔案和電腦數(shù)據(jù)庫(kù)存檔雙軌制。
　　(2)存放檔案必須有專用柜、架，檔案管理員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類說(shuō)明書(shū)及檔案總目錄，并按內(nèi)容、部門(mén)、年度、保存期限及保密程度的分類順序進(jìn)行組卷、逐一編號(hào)，登記造冊(cè)、編制目錄、分柜保存，以便于管理和查看。業(yè)主/物業(yè)使用人檔案資料的分類原則是組團(tuán)按柜、每棟按位、每單元按盒、每戶按冊(cè)建擋。
　　(3)必須維護(hù)檔案的完整性（質(zhì)量上的完整和數(shù)量上的完整）、安全性（物質(zhì)的安全和法律的安全）。
　　(4)底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫(kù)，要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況，底圖存放以平放為宜；
　　(5)存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盤(pán)和專門(mén)的卷盒，按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時(shí)采取譯制、拷貝；
　　(6)定期每半年進(jìn)行檔案的清理核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作，做到賬冊(cè)相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，經(jīng)常進(jìn)行蟲(chóng)害消殺；
　　(7)為保證
　　(8)檔案的安全和完善，檔案室應(yīng)隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔，并加裝防盜門(mén)和防盜網(wǎng)。同時(shí)配備合適的文件柜、文件盒以及消防器材等，確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮等要求并定期巡查。
　　(9)聲像檔案的保管如下：
　?、侔床煌悇e和載體使用不同的裝具，分別排列保存；
　?、谡掌瑱n案一般放在相冊(cè)中，錄音帶、錄像帶、磁盤(pán)宜放在專用聲像檔案柜或密封盒中，豎放遠(yuǎn)離磁場(chǎng)。
　　3、檔案資料借閱和復(fù)制管理
　　物業(yè)中心所有工作人員都必須嚴(yán)格遵守公司保密制度有關(guān)規(guī)定，保守公司檔案秘密。物業(yè)中心所有工作人員都有保護(hù)檔案權(quán)利和義務(wù)；經(jīng)批準(zhǔn)授權(quán)后都有借閱檔案、復(fù)制檔案的權(quán)利。
　　(1)檔案資料的借閱
　?、俳栝啓n案必須向領(lǐng)導(dǎo)審批；
　?、趯?duì)業(yè)主/物業(yè)使用人和管理服務(wù)中心利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存。這些檔案在電腦中按授權(quán)級(jí)別檢索，對(duì)保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱；
　?、蹏?yán)格檔案的出、入室規(guī)定：出室必須由具備資格的人員經(jīng)審批登記后方可借出；入室時(shí)，須由專人進(jìn)行檢查，若有破損，立即修復(fù)，并按規(guī)定追究有關(guān)人員責(zé)任。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收回在外文件，嚴(yán)防文件流失；
　　④物業(yè)中心人員查閱檔案，都必須辦理登記手續(xù)。檔案管理員必須將借閱情況存檔，同時(shí)將其輸入電腦中保存；
　?、菰诮栝啓n案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：
　　a.按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，借閱時(shí)間不得超過(guò)10天，確實(shí)因工作需要不能按時(shí)歸還者，應(yīng)辦理延期手續(xù)；
　　b.要愛(ài)護(hù)檔案，不得丟失；
　　c.所借檔案不得隨意折疊和拆卸，不得對(duì)檔案隨意更改，涂寫(xiě)。
　?、藿璩龊蜌w還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚；
　　⑦檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事者責(zé)任；
　　⑧借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫(xiě)檔案利用效果記錄；
　　⑨調(diào)離本部門(mén)的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)；
　?、獬霾?、請(qǐng)長(zhǎng)假（半月以上）或辭職者應(yīng)把所借閱檔案及時(shí)歸還，每年春節(jié)前夕所有外借檔案一律歸還檔案室；
　　?因工作需要（如檔案更改、報(bào)廢）檔案員通知?dú)w還檔案時(shí)，應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)歸還，如不及時(shí)歸還，所造成的后果由借閱人員負(fù)責(zé)。
　　(2)檔案復(fù)制管理
　?、贆n案復(fù)制必須向領(lǐng)導(dǎo)審批；
　?、跈n案復(fù)制由借閱人員持有關(guān)批準(zhǔn)到指定復(fù)印員處復(fù)?。?br/>　?、畚唇?jīng)批準(zhǔn)的，復(fù)印員一律不得幫其進(jìn)行復(fù)印。
　　4、電腦化的管理
　　為保證電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的正常運(yùn)行，保證檔案資料數(shù)據(jù)的安全、真實(shí)、可靠，采取如下措施進(jìn)行管理：
　?、俑髦鞴懿块T(mén)，建立自身的網(wǎng)絡(luò)管理制度，負(fù)責(zé)對(duì)其所屬部門(mén)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督、指導(dǎo)，實(shí)行分級(jí)管理。
　?、跈n案管理員必須做到檔案信息錄入化、檔案智能檢索化、利用光盤(pán)實(shí)現(xiàn)檔案的全文存儲(chǔ)。
　?、蹖?duì)電腦系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)，為不同的操作人員設(shè)置不同的授權(quán)代碼，防止檔案資料的流失；定期組織管理人員、使用人員及操作人員進(jìn)行系統(tǒng)使用及安全信息的培訓(xùn)，制訂嚴(yán)格的系統(tǒng)管理規(guī)定，隨時(shí)監(jiān)督電腦使用人員的執(zhí)行情況。
　?、芏ㄆ趯?duì)系統(tǒng)使用人員進(jìn)行培訓(xùn)新安全技術(shù)培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)安全管理，有效降低網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。
　?、輰?duì)操作和使用人員進(jìn)行控制，當(dāng)有授權(quán)的員工離職或改變工作崗位時(shí)，要及時(shí)進(jìn)行安全系統(tǒng)的更新維護(hù)。
　?、尥ㄟ^(guò)定期將相關(guān)系統(tǒng)備份磁盤(pán)、配備良好的服務(wù)器電源保護(hù)等措施確保系統(tǒng)的可靠性和檔案資料數(shù)據(jù)的完整。
　　5、檔案鑒定和銷(xiāo)毀
　　(1)檔案的鑒定
　　①檔案鑒定工作由物業(yè)辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行，鑒定由物業(yè)經(jīng)理、檔案資料管理員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成。日常的鑒定工作由檔案資料管理員負(fù)責(zé)；
　?、阼b定工作人員的任務(wù)：
　　a.負(fù)責(zé)制訂本單位檔案保管期限表；
　　b.對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。
　?、鄞_定保管期限原則：
　　a.對(duì)本單位有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映單位職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)保存；
　　b.凡是在一定時(shí)間內(nèi)有利用價(jià)值的檔案，采用長(zhǎng)期或短期保存。
　?、荑b定工作應(yīng)該定期進(jìn)行；
　?、輽n案通過(guò)鑒定，要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，單位應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員和部門(mén)負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。
　　(2)銷(xiāo)毀檔案的程序包括：
　　①鑒定工作人員應(yīng)列出需銷(xiāo)毀檔案的清單和撰寫(xiě)銷(xiāo)毀報(bào)告單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批，銷(xiāo)毀清單及報(bào)告由檔案室保存；
　?、跈n案銷(xiāo)毀時(shí)，由單位派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽章；
　?、垆N(xiāo)毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對(duì)在銷(xiāo)毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)失密或?qū)挝辉斐蓳p失的，將根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
　　6、檔案管理人員的崗位責(zé)任制
　　(1)檔案管理人員工作守則
　?、贌釔?ài)本職工作，忠于職守，嚴(yán)守紀(jì)律，保守公司的秘密，按照規(guī)定管理好公司的檔案；
　?、趫?jiān)持公司的組織原則，識(shí)大體，顧全局，兢兢業(yè)業(yè)作奉獻(xiàn)；
　?、垡心托臒崆榈膽B(tài)度、文明禮貌的作風(fēng)，全心全意的服務(wù)精神；
　?、芤W(xué)習(xí)，鉆研業(yè)務(wù)，勤奮工作，善于思索，勇于開(kāi)拓，不斷開(kāi)創(chuàng)檔案工作新領(lǐng)域；
　?、菀忻裰鳌F(tuán)結(jié)、互助、友愛(ài)、高效的精神風(fēng)范和工作作風(fēng)；
　　⑥工作嚴(yán)謹(jǐn)、實(shí)事求是，堅(jiān)持真理、忠于歷史，維護(hù)檔案的完整和安全。
　?、卟辉诠矆?chǎng)所和家屬子女、親友面前談?wù)摍C(jī)密；
　　⑧不在不利于保密的地方存放機(jī)密文件、資料；
　?、岵辉谄胀娫?、明碼電報(bào)、普通郵局傳達(dá)機(jī)密事項(xiàng)；
　?、鈳C(jī)密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場(chǎng)所。